Teisinis projektų valdymas

(angl. Legal Project Management)

Įžanga

Teisinė projektų valdymo sistema adaptuoja tradicinius projektų valdymo principus teisinių paslaugų pirkimui ir valdymui, kad būtų sukurtas visa apimantis valdymo metodas, paskaičiuotas taip, kad patenkintų ir viršytų kliento lūkesčius savo teisininko atžvilgiu.

Trumpai apžvelgęs projektų valdymo principus, šis straipsnis apžvelgia, kaip klientas perka teisines paslaugas, tokio pirkimo metu vykstančius incidentus ir jų valdymą.

Sutartis, kuria turi būti įforminamas pirkimas paprastai vadinamas teisinių paslaugų sutartimi (angl. retainer) arba sutartimi dėl teisinės pagalbos. Teisininko laisvė susitarti dėl teisinių paslaugų sutarties sąlygų, ypač dėl kainos sąlygų, yra sąlyginai nauja ir jai vis dar taikomi teisės aktuose numatyti apribojimai.

Visgi, teisinių paslaugų sutartis yra pagrindinė priemonė:

• užtikrinanti patenkinamus santykius su klientu, kurioje suderinami kliento ir teisininko komerciniai interesai;
• skatinanti aukštesnę bendrą teisininko paslaugų kokybę;
• laikanti advokatų kontorą pardavėju, parduodančiu teisines paslaugas kaip ir bet kokias kitas paslaugas. Esant tokiam pardavėjui, komercinis pirkėjas:
  • rinktųsi pagal konkurencijos principus įvertindamas kriterijus, tokius kaip kaina, kvalifikacija ir patirtis;
  • derėtųsi dėl pirkėjo atžvilgiu sąžiningos arba pirkėjui palankios paslaugų sutarties; ir
  • vadovautų paslaugų teikimui taip, kad užsitikrintų, jog sutartyje numatyti pirkėjo lūkesčiai bus patenkinti.

Projektų valdymas ir Teisinis projektų valdymas

Projektų valdymas iš esmės apima projektų valdymą, analizės valdymą ir informacijos valdymą.

Projektų valdymas: Projektas pagal savo apibrėžimą yra tai, kas atneša pageidaujamą rezultatą, yra unikalus, naujas, turi pradžią ir pabaigą. Bet koks teisinis klausimas, kokia bebūtų jo apimtis, tipas ar sudėtingumas, atitinka šiuos kriterijus, todėl jam naudinga taikyti projektų valdymo principus ir metodikas.

Analizės valdymas: Faktų, incidentų ir įvykių analizė, kiek jie susiję su laiku ir teisiniais klausimais, yra esminis dalykas visais klausimais. Norint atlikti analizės valdymą reikia atitinkamų procedūrų ir įrankių.

Informacijos valdymas: Informacijos valdymo sistemų pasirinkimas platus. Visos šios sistemos tinka dokumentams rūšiuoti, ieškoti dokumentų ir skirstyti juos pagal kategorijas, tačiau jų funkcijos, skirtos tokiuose dokumentuose esančios informacijos analizei, yra ribotos.

Šių elementų tarpusavio santykiai grafiškai gali būti parodyti taip:

TEISINIS PROJEKTŲ VALDYMAS

Aplinka/kontekstas – SuvaržymaiProjektų valdymas
Valdymas siekiant šių tikslų: – Valdyti apimti – Valdyti organizavimą – Valdyti kokybę – Valdyti išlaidas – Valdyti laiką – Valdyti riziką	Nustatyti:– Strategijas/metodus – Teisinius klausimus – Incidentus – Žmones/organizacijas – Dokumentus – Įrodymus
Analizės valdymasSisteminis metodas, skirtas analizuoti faktus / incidentus / įvykius, susijusius su laiko ir teisiniais klausimais. Analizės reikalavimai: – Incidentai / faktai per tam tikrą laiką – Rekomendacijos / žmonės / organizacijos – Svarstomi klausimai – Klausimai / užduočių formavimas Sistemos reikalavimai: – Parengti specialiai pritaikytas ataskaitas / glaustą informaciją – Susiję su pirmine informacija – Grafinės ataskaitos – Prieiga vidiniams / išorės vartotojams	Informacijos valdymas Valdyti informaciją, gautą iš žmonių / dokumentų / ekspertų / ataskaitų / įrodymų reikalavimų: – Saugojimas – Objektinis kodavimas (data, pavadinimas, tipas, autorius, gavėjas) – Paieškos galimybė (įskaitant paieškas dokumento tekste) – Vaizdai – Susiję su analizės valdymo įrankiu – Vidinė / išorinė prieiga – Teismo nurodymų laikymasis

Potenciali nauda, kurią Teisinė projektų valdymo sistema gali suteikti išmanančiam teisinių paslaugų komerciniam pirkėjui ir jo teisininkams, apima:

• geresnius patarimus ir atskaitomybę;
• geresnį sprendžiamų klausimų planavimą;
• geresnius rezultatus atsižvelgiant į nustatytas darbų apimtis ir biudžetą;
• konkurencinį pranašumą ir geresnius finansinius rezultatus.

Komercinis pirkėjas

Vis labiau išmanantis komercinis pirkėjas, naudodamasis iš statybų pramonės paimtomis metodikomis, tokiomis kaip konkurso paskelbimas, sutarties sudarymas, sutarties administravimas ir projektų valdymas, siekia valdyti teisininko – kliento santykius nuo pradžios iki galo kaip vieningus dinaminius santykius, kad optimizuotų gaunamus rezultatus, įskaitant kainą.

Šio integruoto teisinių paslaugų valdymo plėtotę sudaro bent trys stadijos. Valdydami savo santykius su teisininkais, klientai gali būti vienoje arba keliose iš tokių stadijų:

• Pirmame etape klientas daro nekoordinuotus ir atsitiktinius bandymus riboti išlaidas. Jis santykius valdo ištikus krizei, pavyzdžiui, gavęs ypatingai didelę sąskaitą arba prastai suteiktas paslaugas, ir pagrindinis tokio valdymo įrankis yra santykių su teisininku nutraukimas. Kol jis nepasinaudoja tokiu įrankiu, tiek klientas, tiek teisininkas mano, kad kliento darbas yra apmokėti sąskaitą.
• Antrame etape klientas gali derėtis dėl teisinių paslaugų sutarties sąlygų ir stebėti išlaidas, tačiau paprastai jam nesiseka išlaidų ir kokybės valdymo koordinuoti.
• Trečiame etape klientas pripažįsta, kad rezultatai ir išlaidos turi būti valdomi kaip visuma, atsižvelgiant į teisinių paslaugų sutarties sąlygas, klientui rūpimus dalykus, advokatų kontorų dinamiką ir šiuolaikinės teisinės praktikos realijas.

Visiškai aišku, kad labiausiai pageidautina yra ši trečioji valdymo stadija. Ji pasižymi tokiomis savybėmis:

• Teisininko pasirinkimas paremtai išimtinai:
  • privalumais;
  • kaina;
  • ankstesne patirtimi; ir
  • biudžeto sudarymo, programų rengimo ir valdymo įgūdžiais.
• Kliento tikslas yra pasirinkti konkretų teisininką, su kuriuo tikimasi palaikyti ilgalaikius santykius, kol bus tenkinami kliento lūkesčiai. Tai reiškia, kad bus atsisakoma šališkumo, kai pirmenybė teikiama didelėms kontoroms. Tai taip pat reiškia, kad bus vengiama trumparegiško kontorų tarpusavio kurstymo.
• Teisinių išlaidų ir teisinio darbo, įskaitant strategiją, taktiką, personalą, kokybę ir kitus nepiniginius teisinio darbo atlikimo aspektus, dėl kurių išauga sąskaitos, kaip visumos valdymas.
• Alternatyvus sąskaitų sudarymas naudojamas siekiant kliento tikslų, taip pat siekiant atlyginti teisininkui už jo darbo efektyvumą ir kokybę. Tokios alternatyvos turėtų būti išbandomos prieš teisininkui ir klientui jas įgyvendinant, kad būtų matyti jų tinkamumas ir sukurtas pasitikėjimas jomis.
• Teisinių paslaugų sutartyje numatomos standartinės politikos ir procedūros, leidžiančios klientui efektyviai išsinagrinėti sąskaitą.
• Sąskaitos pateikiamos standartizuotais formatais pagal kliento pavedimus arba vykdomus projektus, kad būtų lengviau jas peržiūrėti ir palyginti teisininkus.
• Teisinių klausimų valdymas ir sąskaitų peržiūrėjimas yra integruoti. Darbų rezultatai, personalas, kokybė, strategija, taktika stebimi per sąskaitas, biudžetus, planus ir peržiūras.
• Teisininko ir kliento susirašinėjimas vyksta elektroniniu būdu, kad valdymo grįžtamasis ryšys būtų gaunamas iš karto.
• Reikšmingais atvejais po tam tikrų įvykių vykdomas jų aptarimas siekiant nustatyti, ko iš tokių atvejų būtų galima pasimokyti, ir siekiant įvertinti teisininko veiksmus.

Tinkamo teisininko pasirinkimas

Klientas turėtų prašyti papildomos informacijos apie teisininkų patirtį ir imamą honorarą. Teisininko galima paprašyti padaryti pristatymą apie savo kvalifikaciją, patirtį, personalą, teisinio klausimo vertinimą, biudžetą / planą ir susitarimus dėl honoraro.

Pasirenkant reikia vadovautis ir tokiais kriterijais kaip biudžeto sudarymo įgūdžiai ir gebėjimas laikytis nustato biudžeto ir rengti programas.

Vienas iš požymių, rodančių, kad teisininko faktinė patirtis yra mažesnė, nei teigiama, yra tokio teisininko nenoras parengti savo honoraro biudžetą arba pateikti teisinio klausimo detalų įvertinimą arba planą. Patirtis yra geriausias biudžetų ir planų rengimo įrankis. Neturėdamas patirties teisininkas negali parengti biudžeto arba plano.

Renkantis reikėtų remtis teisininko ir jo komandos, kuriai faktiškai bus pavestas darbas, kvalifikacijos įvertinimu.

Tinkamas teisininkas yra labiausiai patyręs, kompetentingas teisininkas, norintis  gauti kliento pavedimą ir turintis parengęs praktišką planą ir pagrįstą biudžetą.

Rizikos valdymas

Rizikos valdymas yra neatskiriama gero valdymo dalis. Dėl šio dalyko, taip pat dėl to, kad rizikos valdymo strategijos padeda priimti palankius ir patikimus pirkimo sprendimus, formalus rizikos valdymas turėtų būti bet kokio teisinių paslaugų pirkimo dalimi, kad būtų anksti nustatomos potencialios rizikos ir valdymo prasme pasirenkamas geriausias sprendimas.

Teisinių paslaugų sutartis

Bendroji teisė ir etikos normos suteikia klientui pranašumą prieš teisininką kontrolės prasme, bet yra mažai patarimų, kaip naudotis tokia kontrole konkrečiuose santykiuose arba nustatant honorarą, išskyrus miglotą reikalavimą, kad jis turi būti protingo dydžio.

Todėl klientui reikia susikurti Teisinę projektų valdymo sistemą, kurioje paskatinimai teisininkui derėtų su kliento tikslais ir klientas būtų apsaugotas nuo piktnaudžiavimo.

Tokia Teisinė projektų valdymo sistema galėtų būti sukurta teisinių paslaugų sutartyje, jei joje pakankamai detaliai aptariami šie klausimai:

• Darbų apimtis;
• Kliento lūkesčiai ir tikslai;
• Teisinio klausimo valdymas;
• Susitarimai dėl sąskaitų sudarymo (ypač jei numatoma alternatyva valandiniams įkainiams);
• Sąskaitų sudarymo laikas ir formatas;
• Valandiniai įkainiai, jei taikytina, įskaitant jų keitimo tvarką;
• Priskiriamas personalas, įskaitant jo keitimo tvarką;
• Bendravimo būdai;
• Įgaliojimų ribos ir kada reikia pritarimų;

• Etiniai klausimai, tokie kaip interesų konfliktų vengimas;
• Nesutarimų dėl sumų sąskaitose sprendimo tvarka;
• Planai ir biudžetai;
• Biudžeto viršijimo pasekmės;
• Atliekamo darbo kontrolė; ir
• Viešumas.

Planavimas ir biudžeto sudarymas

Teisininkai, ypač tie, kurie sąskaitas išrašo pagal valandinius įkainius, turi mažai paskatų planuoti į priekį, tačiau klientas negali laukti iki darbo užbaigimo, kad suprastų, kiek tai gali jam kainuoti, kokios yra su tuo susijusios rizikos ir galimi variantai. Nesant susitarimo dėl klientui atliekamo darbo apimties, su darbu susijusios rizikos įvertinimo, plano, kaip elgtis esant tokiai rizikai, ir tikėtinų išlaidų biudžeto, klientas negali priimti racionalių sprendimų, ar verta imtis tokio reikalo ir kokių resursų tam reikės.

Dėl kliento pavesto darbo reikia parengti planus, įskaitant ne tik labiausiai tikėtiną strategiją ir taktiką, bet ir galimus netikėtumus, spąstus, aplinkinius kelius ir variantus. Planuose nustatomi tikslai ir kaip jų bus siekiama. Visas atliekamas darbas turi atitikti tikslus.

Planas atsiranda įvertinus riziką, o biudžetas atsiranda iš parengto plano, kai kiekvienai plane numatytai užduočiai nustatoma kaina. Taigi, planas yra tie griaučiai, ant kurių kabinamas biudžetas.

Biudžeto pakeitimams turėtų būti gaunamas kliento pritarimas.

Išteklių valdymas

Ištekliai yra bet kokio projektų valdymo esminė savybė. Teisinio personalo kontroliavimas yra ypač svarbus kontroliuojant teisines išlaidas ir turėtų būti bendra šalių atsakomybė.

Klientas rinkdamasis, pavyzdžiui, turėtų vengti „meduolio ir lazdos“ principo arba „komplekto“ pirkimo. Kai klientas pasirenka, jis turi teisę būti tikras, kad jo klausimus tvarko pasirinktas teisininkas, o ne kas nors kitas.

Klientas taip pat turi teisę būti tikras, kad jo pavestus darbus vykdys ne beformė ir nuolat besikeičianti „komanda“.

Pridedant kiekvieną papildomą teisininką, už kurio laiką imamas honoraras, didėja visų sugaištas laikas vidiniams pasitarimams, reikia daryti papildomas daugelio dokumentų kopijas ir t.t. Personalo „maišymas“, pakeičiant komandos narius, kurie jau gerai susipažino su darbu ir greitai dirba, naujais darbuotojais reiškia ne tik tai, kad bus gaištamas laikas apmokant naujus darbuotojus, bet ir prarandamos investicijos, jau padarytos į pakeistus žmones.

Be personalo kiekybės kontroliavimo, klientas gali kontroliuoti ir jo kokybę, kad būtų tikras, jog visi prie klausimo dirbantys žmonės dirba ekonomiškai.

Kokybės valdymas

Dėmesingi teisininkai vertina klientą, ieško būdų sutaupyti išlaidas, perskambina, savanoriškai koreguoja sąskaitas ir nuolat rūpinasi kliento poreikiais.

Egzistuoja pavojaus ženklai, į kuriuos klientai turėtų atkreipti dėmesį tiek santykių pradžioje, tiek ir jiems įsibėgėjus.

Pradžioje:

• Didelės papildomos kontoros išlaidos. Pagrindinės išlaidos teisininkams yra atlyginimai (įskaitant pelno tarp partnerių pasidalijimą), profesinės ir biuro išlaikymo išlaidos. Taupi kontora visuomet turės potencialą teikti pigesnes paslaugas.
• Teiginiai, kad darbas yra per daug neprognozuojamas, kad būtų galima sudaryti planus arba biudžetus. Tai ženklas, kad trūksta patirties arba gebėjimo, arba noro mažinti išlaidas.
• Teisininkų bendruomenėje sklindančios paskalos apie kontoros padėties pokyčius, į sąskaitas traukiamų valandų kvotos, dydžio pasikeitimas, naujos biuro patalpos, partnerių pasitraukimas ir t.t.

Santykiams įsibėgėjus:

• Papildomas personalas ir personalo pokyčiai.
• Nepakankamas pagrindinio teisininko dėmesys arba atsakomybės perleidimas kitam teisininkui vėlgi yra ženklai, jog tikima, kad klientas niekur nedings.
• Pavėluotai išrašomos sąskaitos, kas apsunkina valdymą.
• Teisinių paslaugų sutarties sąlygų, įskaitant sąskaitų sudarymo formatą, ignoravimas.
• Nustatytų biudžetų viršijimas didele suma.
• Sąskaitos, kuriose ekspromtu suteikiamos nuolaidos arba atliekamas koregavimas, gali būti dėmesio išlaidų mažinimui ženklas, tačiau tai taip pat gali rodyti, kad net teisininkas mano, jog honoraras yra pernelyg didelis lyginant su atlikto darbo verte.
• Įvykiai, kurie buvo nenumatyti sutartame valdymo plane.
• Daug vidinių pasitarimų, memorandumų informacijai pateikti ir kito „vidinio“ darbo, bet santykinai mažai išorinės veiklos teisme arba su priešininkais arba trečiosiomis šalimis.
• Teisininkas negali pagrįstai nurodyti, kodėl reikia tam tikrų užduočių, pvz. pateikti informaciją kitai bylos šaliai.
• Teisininko nenoras kreiptis dėl ankstesnio bylos nagrinėjimo arba aptarti taikos sutarties galimybes. Jei atliekamas kitas teisinis darbas (o ne teisminiai ginčai), tai atitinkamai būtų nenoras susitikti su kita puse siekiant derėtis arba nepabaigiamas smulkus dokumentų koregavimas.

• Ataskaitose daromi stambūs įrašai, kuriose „pagrindiniai“ komandos nariai įrašo daug valandų, net jei nebuvo daug spręstinų klausimų.

Teisinės rizikos valdymas ir kokybės užtikrinimas

Teisinės rizikos valdymas ir kokybės užtikrinimas yra savybės tų „geriausios praktikos“ teisininkų, su kuriais išmanantis klientas labiausiai galės suderinti savo interesus.

• Teisinės rizikos valdymo sistema galėtų būti apibrėžta kaip valdymo strategijų arba vidinės kontrolės, arba abiejų šių dalykų modelis ir įgyvendinimas, skirtas užtikrinti teisės aktų reikalavimų laikymąsi ir apsaugą nuo rizikos, kuri kitu atveju galėtų būti patiriama.
• Kokybės užtikrinimas yra atskira valdymo strategija.
• Tačiau kokybės užtikrinimas yra rizikos valdymą papildanti valdymo strategija. Rizikos valdymu siekiama apsaugoti teisininką ir jo turtą ir pajamas nuo nuostolių ir atsakomybės, tuo tarpu kokybės užtikrinimas skatina siekti teikti aukštos kokybės paslaugas.
• Kaip ir kitos sėkmingos valdymo iniciatyvos, abi jos reikalauja:
  • Kad jas kontoroje suprastų ir taikytų nuo aukščiausios iki žemiausios grandies; ir
  • Vadovybės pasiryžimo užtikrinti, kad jų būtų laikomasi visoje kontoroje.

Abi jos iš dalies persidengia, kadangi abi siekia sumažinti pretenzijas iki minimumo, jei gaunami klientų skundai dėl kokybės užtikrinimo, taigi abu šie procesai galėtų būti integruoti vienas su kitu. Kokybės užtikrinimo sistema gali būti būdas nustatyti ir palaikyti teisinės rizikos valdymo tvarką.

Turi būti sukurta išsami teisinės rizikos valdymo sistema, kad klientų pavestas darbas būtų atliekamas be klaidų ir kaip galima greičiai ir efektyviau:

• nustatant riziką, kuri gali atsirasti dėl prisiimto darbo pobūdžio;
• analizuojant tokią riziką;
• ją vertinant; ir
• imantis veiksmų rizikai sumažinti arba pašalinti.

Alternatyvūs honorarai

• Ypač svarbu matyti skirtumą tarp sąskaitų sudarymo būdų ir kainodaros. Kainodara turi būti konkurencinga ir tai, ar ji konkurencinga ar ne, apsprendžia tokie faktoriai kaip:
  • darbo pobūdis;
  • klientas;
  • teisininko pasirinktas kainodaros politikos tipas;
  • konkurencija rinkoje.

Svarbu, kad nepasitenkinimas dėl išrašytų sąskaitų būtų išreiškiamas nedelsiant. Turint lojalų klientą, tai – tiesiog dovana.

Valandiniai įkainiai taikomi tuomet, kai negalima nustatyti kliento pavedamo darbo apimties, tačiau pernelyg dažnai jie pabrėžia laiką kokybės arba efektyvumo sąskaita, kitaip sakant, iškelia kiekybę virš kokybės. Čia teisininko ir kliento komerciniai interesai išsiskiria, kadangi tai, ko reikia, yra paskatos, dėl kurių komerciniai interesai sutaptų. Valandinių įkainių alternatyva gali būti kliento ir teisininko interesų suderinimas.

Klausimas, į kurį teisininkas turi ieškoti atsakymo rinkdamasis alternatyvų sąskaitų sudarymo būdą, yra „Aš šis būdas geriausiai atspindi teisinių paslaugų vertę?“ Paslaugos vertingos tik tada, kai jos atitinka kliento poreikius ir norus. Būtent klientas ir jo suvokimas yra tai, kas apsprendžia vertę, lygiai kaip ir kokybę.

Nors klientai ir skundžiasi dėl valandinių įkainių, jie nėra tikri, ko galima tikėtis iš alternatyvų. Tačiau alternatyvas galima išbandyti be jokios rizikos. Galima imti biudžetus arba prognozes pagal valandinius įkainius ir naudoti juos kaip eksperimentinį fiksuotą honorarą, klientui ir teisininkui klausiant „Kas, jei tokia prognozė būtų buvusi nustatyti kaip fiksuota suma?“.

Valandiniams įkainiams alternatyvus honoraras turi būti pritaikytas prie kliento pavedamo darbo, siekiant:

• sukurti kliento tikslus atitinkančias paskatas;
• užtikrinti, kad honoraras atitiktų vertę;
• kad honoraras būtų prognozuojamas; ir
• perkelti dalį rizikos teisininkui (kuris, šiaip ar taip, riziką ir atlygį gali pasverti geriausiai).

Klientas, kuris turi abejonių dėl tradicinių valandinių įkainių pakeitimo alternatyviu sąskaitų sudarymu, gali „išbandyti“ alternatyvų sąskaitų sudarymą ir toliau mokėdamas valandinius įkainius ir tuo pačiu metu matydamas prognozes arba biudžetus, pateiktus kaip hipotetinės fiksuotos sumos.

Komentarai ir išvados

Kai kuriose šalyse pagrindiniai mechanizmai, kuriais naudodamasis klientas gali peržiūrėti teisininko pateiktas sąskaitas yra neteisminės skundų nagrinėjimo procedūros ir vertinimo procesas, kai kuriose jurisdikcijose vis dar žinomas kaip „apmokestinimas“. Tačiau gerai parengtoje teisinių paslaugų sutartyje galima numatyti detalesnį ir veiksmingesnį bei tuo pačiu ne tokį formalų ir  sudėtingą teisininko atskaitomybės būdą, atliekant tam tikrą patikrinimą, panašų į tai, ką buhalteriai vadina veiklos auditu, kurio metu nagrinėjami tokie klausimai, kaip taupumas, efektyvumas, ekonomiškumas, kompetencija, paslaugų kokybė ir darbo rezultatai.

Pritaikius Teisinę projektų valdymo sistemą kliento pavestų darbų valdymui galima gauti tokią naudą:

Klientui:

• geresnės pirminės konsultacijos ir pasitikėjimas numatomais rezultatais.

Teisininkui:

• geresnis planavimas (tiksliai nustatytos darbų apimtys, tikslios išlaidų ir sąnaudų prognozės ir efektyvus nepakankamų ir brangių išteklių paskirstymas);
• geriau atliekamas darbas turint apibrėžtas darbų apimtis ir biudžetus;
• konkurencinis pranašumas ir geresni finansiniai rezultatai.

Teisinėje projektų valdymo sistemoje yra galimybė sąskaitų formavimą pagal valandinius įkainius padaryti ne norma, bet išimtiniais atvejais taikomu sąskaitų formavimo būdu, kuris pateisinamas tik tuomet, kai naudotis alternatyviais sąskaitų formavimo būdais dėl per didelio skaičiaus nežinomųjų ir kintamųjų tampa sudėtinga arba neįmanoma.