Teisinės paslaugos, Teisinis aptarnavimas
Dokumentų pavyzdžiai ir šablonai rengiant įmonės vidaus dokumentus
Priėmus naujos redakcijos Darbo kodeksą (toliau – DK) darbdaviams reikalinga ne tik atnaujinti turimus įmonės vidaus dokumentus, bet ir parengti naujas tvarkas ir taisykles, su kuriomis darbdavio pareigą supažindinti darbuotojus numato naujas reguliavimas[1]. Siekiant atitikti šį reikalavimą rinkoje galima rasti įvairių tvarkų ir taisyklių pavyzdžių bei šablonų, kurie darbdaviams, vadovaujantis principu „do it yourself“, gali padėti. Tačiau ar iš tikrųjų pakanka tik susirasti internete pavyzdį, įsigyti dokumentų šablonų rinkinį ir įrašyti savo įmonės rekvizitus? Ar tokiu būdu parengtas vidaus dokumentas atitiks savo paskirtį? Ar darbdavys galės būti tikras, kad jis atitinka teisės aktų reikalavimus?
Įmonės vidaus (lokalinių) dokumentų paskirtis
Paprastai įmonės vidaus (lokaliniai) teisės aktai nustato įstatymais ar kitais teisės aktais nereglamentuotas ar papildomas darbo sąlygas.[2] Kaip konstatuota Lietuvos Aukščiausiojo Teismo praktikoje, juose nustatomi individualūs darbdavio reikalavimai, galiojantys tik toje konkrečioje darbovietėje ir kurių turinys paprastai nėra žinomas kitoje darbovietėje dirbantiems asmenims.[3] Atsižvelgiant į teismų praktiką[4] įmonės vidaus (lokalinių) aktų turinys reikšmingas sprendžiant dėl darbdavio pareigos tinkamai organizuoti darbą įgyvendinimo. Pavyzdžiui, bylose dėl šiurkščių darbo pareigų pažeidimų konstatavimo analizuojami įmonės vidaus (lokaliniai) teisės aktai ir tai ar juose tinkamai apibrėžtos darbuotojų pareigos. Taigi tam, kad šie dokumentai atitiktų savo paskirtį reikalinga ypatingą dėmesį atkreipti į jų turinį.
Įmonės vidaus (lokalinių) dokumentų rengimo specifika
Įmonės vidaus (lokaliniais) teisės aktais laikomos darbo tvarkos taisyklės, pareiginiai nuostatai, konfidencialios informacijos apsaugai skirtos tvarkos, komercinių paslapčių sąrašai ir kt. Manydami, kad šie dokumentai nėra reikšmingi, verslininkai neretai juos rengia patys arba šį darbą užkrauna savo buhalteriams. Tuomet neišvengiamai internete ieškoma įvairių dokumentų pavyzdžių ir šablonų. Viena vertus, dokumentų pavyzdžiai ir šablonai leidžia suvokti vieno ar kito dokumento struktūrą bei pagrindinius turinio aspektus, į kuriuos reikalinga atkreipti dėmesį. Šablonas taip pat gali pagreitinti dokumento parengimą. Kita vertus, internete nemokamai pateikiami ar net parduodami pavyzdžiai neretai būna lakoniški, paprastai apimantys pačias bendriausias nuostatas, neretai tik atkartojantys teisinį reguliavimą. Dėl šios priežasties pažodžiui perkelti tokie pavyzdžiai vargu ar padėtų organizuoti įmonės veiklos procesus, greičiau atliktų tik supažindinimo su galiojančiu teisiniu reguliavimu (kuris, verta paminėti, dažnai kinta) funkciją. Neretai tokiu būdu paruošiamos, pavyzdžiui, Lygių galimybių ar Darbuotojų asmens duomenų saugojimo politikos, kurių turinys tokiu atveju tampa labiau deklaratyvus nei nustatantis įmonėje galiojančius ir taikomus principus.
Tiesa, advokatai Vilniuje siūlo ir kompleksinių, sudėtingų, parengtų daug darbuotojų turinčioms įmonėms dokumentų pavyzdžių. Todėl rengiant įmonės vidaus (lokalinius) aktus reikalinga įvertinti tai, kad įmonės, kurioje daugiau kaip 150 darbuotojų vidaus procesų reguliavimas sunkiai galėtų būti pritaikomas įmonės, turinčios iki 25 ar dar mažiau darbuotojų, veikloje. Vienas tokių pavyzdžių galėtų būti DK 140 str. 3 d. nurodyta darbo apmokėjimo sistema. Darbo apmokėjimo sistemoje paprastai nurodomos darbuotojų kategorijos pagal pareigybes ir kvalifikaciją bei kiekvienos jų apmokėjimo formos ir darbo užmokesčio dydžiai, papildomo apmokėjimo (priedų ir priemokų) skyrimo pagrindai ir kiti aspektai. Atkreiptinas dėmesys, kad ši tvarka yra itin susijusi su faktine situacija įmonėje, todėl kiekvienos įmonės taikoma darbo apmokėjimo sistema gali labai skirtis. Internetiniuose pavyzdžiuose arba įsigyjamuose šablonų rinkiniuose paprastai pateikiama pati tvarka su gausiais ją papildančiais priedais. Prieduose paprastai pateikiamas pareigybių skirstymas pagal lygius, grupes, jų vertinimą. Jeigu įmonėje taikomi ir pavyzdžiuose pateikiami kriterijai nesutampa, tokią tvarką bandyti prisitaikyti gali būti sudėtinga. O ir pritaikymas gali būti neteisingas, šablonas gali būti pasenęs.
Dokumentų pavyzdžiai ir šablonai gali primesti “svetimus” procesus
Kai rengiant įmonės vidaus (lokalinius) dokumentus naudojami dokumentų pavyzdžiai ir šablonai, verta atkreipti dėmesį dar į kitą svarbų aspektą – įmonių veiklos pobūdį. Pavyzdžiui, ruošiant įmonės, užsiimančios gamyba, komercinių paslapčių sąrašą tikėtina bus svarbūs technologiniai, gamybiniai aspektai, kurie įmonei, užsiimančiai prekyba ar transportavimo paslaugomis nebus tinkami. Tokiu atveju šablono pagrindu rengiant atitinkamus dokumentus rizikuojama perkelti neaktualias nuostatas, kurios gali primesti įmonei „svetimus“ procesus. Todėl pirmiausia būtina įvertinti situaciją įmonėje, o po to tokį paties „iškeptą“ dokumentą siūlytina pateikti peržiūrėti tiek jį vykdysiantiems darbuotojams, tiek teisininkui.
Išvados
Pavyzdžių naudojimas gali pagreitinti procesą, pirminiame įmonės vidaus (lokalinių) dokumentų rengimo etape leidžia suvokti galimą dokumento struktūrą, susipažinti su bendrosiomis nuostatomis, galimomis formuluočių pasirinktimis. Tačiau siekiant, kad jie realiai padėtų organizuoti įmonės darbą, tinkamai ir aiškiai nustatytų atitinkamas pareigas darbuotojams, būtina juos pritaikyti faktinei verslo situacijai. Dokumento pateikimas peržiūrėti darbuotojams padės užtikrinti jo tinkamumą konkrečiam verslui, o teisininko atlikta dokumento peržiūra – jo atitiktį galiojančiam teisiniam reguliavimui.
[1] Nuoroda į lentelę, dėl privalomų tvarkų JURIDICON svetainėje: https://juridicon.lt/lt/articles/view/isigaliojus-naujam-darbo-kodeksui-imonese-privalomos-naujos-tvarkos
[2] Anksčiau galiojusios DK redakcijos 4 str. 3 d., Lietuvos Aukščiausiojo Teismo Civilinių bylų skyriaus teisėjų kolegijos 2012 m. gegužės 30 d. nutartis civilinėje byloje Nr.3K-3-263/2012.
[3] Lietuvos Aukščiausiojo Teismo Civilinių bylų skyriaus teisėjų kolegijos 2012 m. gegužės 30 d. nutartis civilinėje byloje Nr.3K-3-263/2012.
[4] Vilniaus apygardos teismo Civilinių bylų skyriaus teisėjų kolegijos 2012 m. gruodžio 28 d. nutartis civilinėje byloje Nr. 2A-3217-781/2013. Vilniaus apygardos teismo Civilinių bylų skyriaus teisėjų kolegijos 2015 m. lapkričio 10 d. nutartis civilinėje byloje Nr. E2A-3088-803/2015.
Comments are closed